Logiciel de gestion de flotte automobile, directement dans Microsoft Teams
Pour les PME et collectivités qui gèrent 5 à 30 véhicules de service sur Excel. Réservation, relevé kilométrique, échéances d’entretien et coûts : tout se passe dans Teams, là où vos équipes travaillent déjà. Pas de boîtier à installer, pas d’application supplémentaire à faire adopter.
Demander un accès anticipé Voir comment ça marche
- Réservation d’un véhicule en une phrase, depuis le chat Teams
- Kilométrage saisi au retour, sans boîtier
- Alertes contrôle technique, assurance, entretien dans le canal de l’équipe
- Coût par véhicule et par site, exportable
Le problème : la gestion de parc automobile sur Excel
La plupart des PME de 5 à 30 véhicules n’ont pas de logiciel de gestion de flotte. Elles ont un fichier Excel, un trousseau de clés à l’accueil et un responsable des services généraux qui fait le lien entre les deux. Ça fonctionne jusqu’au jour où :
- deux personnes comptent sur le même véhicule le même matin ;
- le contrôle technique passe sans que personne ne l’ait vu venir ;
- le kilométrage n’est plus relevé depuis trois mois et la facture de leasing dépasse le forfait ;
- un salarié prend sa voiture personnelle « parce que c’était plus simple » et la note de frais d’indemnités kilométriques arrive, à un tarif au kilomètre supérieur au coût du véhicule de service qui dormait au parking.
Ce n’est pas un problème de rigueur. C’est un problème d’outil : le fichier Excel n’est pas là où les gens sont quand ils ont besoin d’une voiture.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?
Un logiciel de gestion de flotte centralise les informations de chaque véhicule d’entreprise (contrat, kilométrage, entretien, coûts, conducteurs) et automatise le suivi : qui utilise quoi, quand, à quel coût, et quelles échéances arrivent. Il remplace le tableur et les échanges de mails par une source unique, à jour.
Il existe trois familles de solutions de gestion de flotte automobile :
| Critère | Tableur Excel | Logiciel avec boîtier télématique | Plateforme données constructeur | TeamWheels |
|---|---|---|---|---|
| Installation | Aucune | Boîtier par véhicule, immobilisation | Aucune, si véhicule récent et compatible | Aucune |
| Où les salariés interagissent | Nulle part (mail au responsable) | Appli dédiée | Appli dédiée ou portail web | Dans Microsoft Teams |
| Réservation et partage de véhicules | Manuel | Souvent en option | Rarement | Au cœur du produit |
| Géolocalisation temps réel | Non | Oui | Oui | Non |
| Adapté à une flotte de 5 à 30 véhicules | Oui, au début | Coût fixe élevé | Dépend de l’éligibilité des véhicules | Oui |
| Ce que le responsable regarde | Le fichier | Un tableau de bord de plus | Un tableau de bord de plus | Le canal Teams qu’il a déjà ouvert |
Les logiciels avec boîtier et les plateformes constructeur répondent à une question : où sont mes véhicules et combien me coûtent-ils ? TeamWheels répond à une autre question, celle que les petites flottes se posent chaque matin : qui prend quel véhicule, et est-ce qu’il est disponible ?
Pourquoi dans Teams
Les outils de gestion de parc automobile échouent souvent sur un point : les conducteurs ne les utilisent pas. Une application de plus, un mot de passe de plus, et six mois plus tard le responsable de flotte ressaisit tout lui-même.
Vos équipes sont déjà dans Teams toute la journée. TeamWheels y ajoute un agent qui gère la flotte par la conversation et dans le calendrier :
- Réserver : « Il me faut un utilitaire jeudi de 8 h à 12 h pour le site de Rouen. » L’agent propose le véhicule disponible, bloque le créneau et le note dans le calendrier du conducteur.
- Savoir qui a la clé : le canal de l’équipe affiche en permanence les véhicules sortis, par qui, jusqu’à quand.
- Relever le kilométrage : au retour, l’agent demande le compteur. Une photo ou un chiffre, c’est tout. Le suivi kilométrique se construit sans boîtier.
- Anticiper les échéances : contrôle technique, fin de contrat, révision, pneus. L’alerte tombe dans Teams, avec la possibilité de bloquer le véhicule à la date voulue.
- Proposer le trajet partagé : quand une réunion sur un autre site réunit plusieurs personnes du même bureau, l’agent suggère de partir ensemble avec un seul véhicule. C’est l’ADN de TeamWheels, appliqué à la flotte.
Le responsable de flotte garde une vue d’ensemble dans un onglet Teams : parc, taux d’utilisation, coût par véhicule et par site, export vers la comptabilité ou la paie.
Fonctionnalités de gestion de flotte
Réservation et autopartage entreprise
Véhicules de service et véhicules de pool partagés entre collègues, réservables depuis le chat ou le calendrier. Règles par service, par site, par type de véhicule. Fin de la double réservation.
Suivi kilométrique sans boîtier
Relevé déclaratif guidé au départ et au retour, rapproché des contrats de location longue durée pour éviter les dépassements de forfait kilométrique.
Échéances et entretien
Contrôle technique, assurance, révisions, échéances de contrat. Rappels automatiques dans Teams au responsable et, si vous le souhaitez, au conducteur habituel.
Coûts et reporting
Coût par véhicule, par site, par mois. Comparaison entre l’usage des véhicules de service et les indemnités kilométriques versées. Export CSV et Excel — on ne vous demande pas d’abandonner le tableur, seulement de ne plus le tenir à la main.
Trajets professionnels partagés
Détection des déplacements vers un même lieu à la même heure, proposition de trajet commun, un véhicule au lieu de trois. C’est la brique que nos clients connaissent déjà pour le covoiturage entre collègues , étendue aux déplacements professionnels.
Pour qui
- PME de 5 à 30 véhicules déjà équipées de Microsoft 365, sans gestionnaire de flotte à temps plein.
- Entreprises multi-sites où les déplacements inter-sites se font en voiture : maintenance, BTP, commerce terrain, industrie.
- Structures de soins et de services à domicile dont les équipes tournent sur un territoire avec des véhicules partagés.
- Collectivités et établissements publics avec un parc de véhicules de service mutualisés entre services.
Si vous avez plus de 50 véhicules, une flotte de poids lourds ou un besoin de géolocalisation en temps réel, une solution télématique classique vous servira mieux. Nous le dirons lors de l’échange.
Ce que TeamWheels ne fait pas
Pour éviter les mauvaises surprises :
- pas de géolocalisation GPS en temps réel ;
- pas de remontée automatique des données constructeur ;
- pas de désignation automatique des contraventions ANTAI ;
- pas de gestion des poids lourds ni des engins.
TeamWheels est un logiciel de gestion de flotte pensé pour l’usage quotidien d’une petite flotte de véhicules partagés, pas un outil de télématique.
Tarif
Facturation par véhicule et par mois, pas par utilisateur : tous vos collaborateurs peuvent réserver sans que le coût augmente. Le prix est communiqué lors de la demande d’accès anticipé. Pas d’engagement de durée, pas de frais d’installation puisqu’il n’y a rien à installer.
Accès anticipé
La brique gestion de flotte de TeamWheels est en cours de déploiement chez un premier groupe d’entreprises. Nous ouvrons quelques places supplémentaires pour des flottes de 5 à 30 véhicules sous Microsoft 365.
Ce que vous obtenez :
- une démonstration sur votre cas réel (nombre de véhicules, sites, usages) ;
- un déploiement accompagné dans votre tenant Microsoft 365 ;
- un tarif préférentiel pendant toute la durée du programme.
Vous préférez d’abord évaluer ? Écrivez-nous avec votre nombre de véhicules et votre outil actuel, nous vous répondrons si TeamWheels est un bon choix pour vous, ou pas.